Conditions Générales

1.  CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales de vente (ci-après « les conditions générales ») s’appliquent à toutes les prestations de services fournies ou à fournir en lien avec toute mission que le client (ci-après « le client ») confie à Mathieu Desmet, entreprise en personne physique inscrite à la BCE sous le numéro BE 684.910.367 (ci-après “MD-LEX ») dont  (ensemble, le client et MD-LEX sont dénommés (“les parties”).

Le client comprend et accepte que les présentes conditions générales lui sont applicables dans leur intégralité pour toutes prestations de MD-LEX à l’exclusion de toutes autres conditions sauf accord écrit préalable intervenu entre les parties (un devis ou un échange de mails comportant une signature électronique et ou un accord clair des parties sur un ou plusieurs points adressés par les présentes est accepté).

Toute clause des présentes conditions générales constitue une disposition distincte et indépendante. Si une disposition devait être considérée comme nulle ou non susceptible d’exécution, toutes les autres dispositions resteraient d’application et la ou les clauses nulles ou non applicables seront remplacées par les parties par une ou des clauses valides ayant une portée similaire dans de brefs délais. 

2. OBJET ET DÉBUT DE LA MISSION, DÉLAIS D’EXÉCUTION

L’objet précis de la mission de MD-LEX est défini, selon les circonstances, dans la fiche d’informations légales émise par MD-LEX au début de la relation contractuelle avec le client, dans une « lettre d’engagement » ou dans toute autre communication (y compris communications électroniques) entre MD-LEX et le client.

Sauf si MD-LEX et le client se sont accordés autrement quant au délai d’exécution de la mission, celle-ci commence lorsque le client et MD-LEX se sont accordés sur l’objet de la mission, sur les conditions financières de celle-ci . Cela peut se faire notamment par échange de courriels électroniques entre les parties ou par la signature d’un devis ou d’une offre.

Si MD-LEX doit déjà intervenir avant qu’il n’ait le consentement du client, il lui envoie les conditions  aussi rapidement que possible.

Indépendamment du strict respect des délais légaux, les délais données aux clients par MD-LEX le sont à titre indicatif et ne constituent pas une obligation de finalité dans leur chef mais bien une obligation de moyen.

Si le Client désire un engagement précis sur un délai, il devra le demander expressément et ces délais devront être acceptés par l´avocat consulté.

Toute modification de la mission ou du mode de calcul des rémunérations en cours de dossier fera l’objet d’une information préalable et recevra l’accord exprès du client.

3. ÉCHANGE D’INFORMATIONS AU DÉBUT ET EN COURS DE MISSION

Dans chacune des hypothèses de mission, sauf si le client l’en a dispensé, MD-LEX l’informe sur la base des éléments de fait qui lui ont été communiqués et l’état actuel du droit, les différentes issues que peut connaître la mission.

Le client s’engage à informer spontanément MD-LEX, de la manière la plus complète possible, de l’ensemble des éléments se rapportant aux faits et documents utiles, en rapport avec l’objet de la mission confiée à MD-LEX. Cette obligation de communication d’informations et de documents se poursuivra tout au long de l’exécution de la mission, en fonction des développements du dossier. Le client s’engage ainsi à communiquer à MD-LEX, sans délai, toutes les pièces et informations nouvelles en relation avec la mission qui arriveraient à sa connaissance. Le non-respect de cette obligation est susceptible d’entrainer la résiliation immédiate de la mission convenue entre MD-LEX et le client sans mise en demeure et sans préavis.

En cas de défaut d’information ou de communication des pièces utiles, de transmission d’informations inexactes ou incomplètes, en cas de remise tardive des informations ou documents requis, le débiteur de l’information est responsable des conséquences dommageables de ce manquement au devoir d’information.

Les informations sont communiquées par MD-LEX et par le client dans toute la mesure du possible par écrit.

4. CONFIDENTIALITÉ

L’ensemble des courriers, avis et autres documents (par exemples contrats) transmis par MD-LEX au client le sont pour son propre usage et sous la condition expresse que le client en respecte la confidentialité et la finalité.

5. RECOURS A DES TIERS

MD-LEX est autorisé à faire appel, sous sa propre responsabilité, à des sous-traitants extérieurs pour l’exécution de tâches spécifiques de sa mission.

Le client marque son accord pour que MD-LEX choisisse l’huissier de justice ou le traducteur auquel il fera le cas échéant appel dans le cadre de l’exécution de sa mission.

En ce qui concerne le recours à d’autres tiers, tels que des avocats spécialisés, notaires, experts, conseils techniques, ou comptables, le choix du tiers sera fait par MD-LEX après une concertation préalable avec le client. En ce cas, MD-LEX ne prendra un engagement vis-à-vis de ces tiers qu’après que le client ait marqué son accord sur la qualité et le rôle de ces tiers dans l’exécution de la mission de MD-LEX et du coût de ces interventions (Un échange de mail suffit).

Le client s’engage à payer sans délai les factures qui lui sont adressées pour le paiement des Rémunérations et frais des tiers auxquels MD-LEX a recouru conformément aux alinéas précédents.

6. RÉMUNÉRATIONS , FRAIS ADMINISTRATIFS – CONDITIONS DE FACTURATION – INDEXATION

Information préalable

Au début de sa mission, MD-LEX informe le client au sujet du mode de calcul de ses Rémunérations et des frais éventuels. (Rémunérations d’huissiers, rémunérations d’experts ou de traducteurs, taxes, etc.), MD-LEX en informe le client.

Demandes de provisions et rémunérations

Sauf accord contraire convenu préalablement au début de la mission par écrit entre les parties, quel que soit le système de calcul des rémunérations convenu entre les Parties, une demande de provisions sera adressée au client au début des relations contractuelles afin de couvrir la moitié des prestations convenues ainsi que les éventuels frais administratifs.

Sauf accord contraire convenu préalablement au début de la mission par écrit entre les parties, MD-LEX sollicitera le paiement des rémunérations en fonction de l’état d’avancement du dossier pour les prestations accomplies ainsi que le remboursement des frais encourus. Du montant dû, sont déduites les provisions antérieures. L’état des rémunérations et frais peut comporter un complément de provision pour les prestations et frais ultérieurs.

Système de Rémunération

Il est tenu compte pour établir la rémunération d’une mission des capacités financières du client, de la complexité de la Mission, de son urgence éventuelle et de la spécialisation de MD-LEX. Les prix sont toujours indiqués HTVA au client.

Deux systèmes de rémunérations sont proposés par le cabinet MD-LEX :

• • • Sur la base des critères habituels évoqués ci-dessus un taux horaire.
    • Il peut également être convenu avec le client de travailler par étapes sur une base forfaitaire convenue pour chaque étape (le cas échéant un devis sera proposé au client pour chaque étape soit par mail ou dans un document distinct).

Frais administratifs :

Outre le montant des rémunérations tels que précisés au paragraphe précédent, MD-LEX demande au client le paiement des frais exposés dans le cadre des dossiers qui lui sont confiés.

Ces frais sont de deux types :

Les frais administratifs liés à un dossier, c´est-à-dire les frais internes tels que les frais de dactylographiées (9 € htva / page), de copies (0,25 € htva/ page) et de déplacement hors de Bruxelles (0,35 € htva/ km). Les frais de dossier seront facturés au Client soit de manière détaillée et par poste de frais soit de manière forfaitaire.

Les frais divers, le cas échéant majorés de la T.V.A., c´est-à-dire des frais payés par MD-LEX à des tiers tels que des frais d´huissier, frais de traduction, de dépôt etc.….

Indexation

Quel que soit le mode de rémunération appliqué au dossier, les Rémunérations sont indexés, dans les limites autorisées par la loi.

L’indexation du taux horaire mentionné dans la fiche d’information au client se calcule sur la base de l’indice des prix à la consommation applicable en Belgique, au cours du mois qui précède la date d’émission de la fiche d’information, qui décrit la formule de calcul d’indexation.

Les prestations effectuées pour le client par MD-LEX sont soumises à la TVA belge au taux en vigueur (actuellement 21%) dans la mesure où, en vertu du Code belge de la TVA, elles sont localisées en Belgique.

Les frais de paiement ou de change sont toujours à charge du client.

7. EXIGIBILITÉ DES MONTANTS DUS ET MODE DE PAIEMENT

Les demandes de provisions et les frais de MD-LEX dans tous type de mission convenue avec le Client sont payables par ce dernier, sans escompte.

Tout montant porté en compte au client pour une prestation de MD-LEX qui reste impayée 15 jours calendaires après la date d’exigibilité mentionnée sur la facture envoyée au client porte un intérêt au taux légal calculés sur base journalière à partir de cette date d’exigibilité ainsi qu’une somme forfaitaire de 10% du montant de la facture avec un minimum de 150,00 EUR à titre de dédommagement.

Lorsque MD-LEX et le client ont convenu de manière expresse par écrit qu’un montant porté en compte au client sera payable de manière échelonnée, le non-respect, après mise en demeure préalable restée sans suite pendant huit jours, par le client d’une échéance, entraîne définitivement et irrévocablement la perte du bénéfice des termes et délais et l’exigibilité de la totalité des sommes restant dues.

Les provisions et états des rémunérations et frais sont payables de préférence par virement bancaire au  compte en banque professionnel de MD-LEX qui est mentionné sur chaque facture.

8.   TIERS PAYANT

MD-LEX demande spontanément au client s’il peut bénéficier de l’intervention totale ou partielle d’un tiers payant (subside, association, syndicat, famille, etc.). Si une telle intervention est envisagée, le client en avisera immédiatement MD-LEX et lui communiquera sans délai les coordonnées précises de ce tiers payant ainsi que les conditions de son intervention (notamment le plafond d’intervention).

En principe, MD-LEX prend contact avec ce tiers payant pour lui transmettre les informations nécessaires afin que ce dernier puisse apprécier dans quelle mesure il doit intervenir. MD-LEX et le client peuvent toutefois convenir que c’est le client qui communiquera au tiers payant les informations requises par ce dernier. Toute communication de MD-LEX au tiers payant se fait dans les limites du secret professionnel auquel il est tenu.

Les factures de MD-LEX seront libellées au nom du client et transmises au tiers payant.

Le client est, en toute hypothèse, personnellement tenu au paiement des Rémunérations de MD-LEX, sans préjudice du droit du client de mettre fin à tout moment à la mission de MD-LEX. Le client est tenu au paiement des Rémunérations en cas de refus ou de défaillance du tiers payant ou en cas de dépassement du plafond d’intervention de ce tiers payant.

9. EXCEPTION D’INEXÉCUTION

 Si une somme portée en compte au client demeure impayée ou si MD-LEX ne reçoit pas une information utile pour la gestion de la Mission (en cours) ou s’il ne reçoit pas les instructions qu’il a sollicitées, MD-LEX aura la faculté de suspendre ou d’interrompre toute prestation.

Les Rémunérations et frais restent dus à MD-LEX jusqu’à la suspension, l’interruption ou la fin de sa mission.

10. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET CAS DE FORCE MAJEURE
    

 Si, à l’occasion de l’exécution de la mission précisée dans la fiche d’information ou dans la lettre d’engagement, ou dans toute autre communication entre MD-LEX et le client, MD-LEX commet une faute qui cause un dommage au client, l’obligation de MD-LEX de réparer ce dommage est, de convention expresse entre le client et MD-LEX, limitée au montant de la Mission et ne comprend pas les dommages indirects y compris le manque à gagner.

La limitation de la responsabilité ne s’applique pas en cas de dommage résultant pour le client de la faute lourde ou du dol de MD-LEX.

En cas de force majeure (ce qui comprend les cas de maladie, de catastrophes naturelles, les faits du Prince et tous les cas reconnus par la jurisprudence) qui empêche ou suspend l’exécution de la mission, les Parties prennent contact dans les 15 jours de la survenance de ce fait et décident d’un commun accord soit de modifier la Mission, de la suspendre ou d’y mettre fin.

11. FIN DU CONTRAT – CONSERVATION DES ARCHIVES – DESTRUCTION DES ARCHIVES

Fin du contrat
Le client peut mettre fin à la mission  moyennant un préavis de 1 mois en informant MD-LEX par écrit.
Toutefois, lorsque la mission de MD-LEX s’inscrit dans le cadre d’un abonnement, d’un devis, MD-LEX peut négocier avec le client un délai de préavis ou une indemnité compensatoire.
MD-LEX peut également mettre fin au contrat à tout moment, en informant le client par écrit.

Conservation et destruction des archives
MD-LEX conserve les archives du dossier confié par le client pendant une période de dix ans à compter de la date à laquelle :
– le client a mis fin à l’intervention de MD-LEX
– MD-LEX a mis fin à son intervention ;
– le dossier est clôturé par l’achèvement de la mission confiée à MD-LEX.
Cette conservation porte sur la correspondance, les factures envoyées au Client et les principaux documents qui ont été confiées en original à MD-LEX, sans préjudice du droit pour MD-LEX de renvoyer ces document en original au client.
A l’expiration du délai, MD-LEX peut détruire toutes les documents du dossier, sans exception. Il appartient par conséquent au client, s’il le souhaite, de demander à MD-LEX avant l’expiration du délai qu’il lui restitue tout ou partie des documents fournis.
Si le client demande l’envoi des documents, cet envoi se fait aux frais du client. MD-LEX peut exiger un paiement préalable des frais avant de renvoyer les documents au client.
Si le paiement des frais de restitution des documents n’est pas effectué dans le mois qui suit la demande de paiement des frais, le client sera présumé avoir renoncé à la restitution des documents.

12. PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées par le client, MD-LEX veille à protéger la vie privée de ses clients ou des tiers et à assurer la confidentialité des données qui lui sont communiquées ou auxquelles il a accès. Tout traitement de données à caractère personnel est réalisé en conformité avec le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « Règlement Général sur la Protection des Données et la politique vie privée et cookies du cabinet « MD-LEX » disponible via le lien : Politique vie privée et cookies

13. DROIT APPLICABLE – JURIDICTION COMPÉTENTES

Droit applicable
Le droit belge s’applique aux relations contractuelles entre MD-LEX et le client.
Si le client de MD-LEX est un consommateur domicilié en dehors de la Belgique, le droit du pays de résidence de ce client est d’application, sans préjudice du droit de MD-LEX de convenir par convention spéciale avec son client de l’application du droit belge.

Juridictions compétentes
Si le différend entre le client et MD-LEX n’a pu être résolu ni par voie de conciliation, les juridictions de l’ordre judiciaire de l’arrondissement de Bruxelles Capitale (section francophones) sont seules compétentes.