Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes

Ce traitement est nécessaire :

–          à la réalisation de nos obligations légales conformément au Code judiciaire, et notamment, pour les actes de procédure (article 6.1.c. du R.G.P.D.).

–          à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Nous pouvons parfois traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D ou en dehors de ces cas si c’est absolument nécessaire pour exécuter une demande d’un client (si les personnes concernées ont donné leur consentement explicite conformément aux dispositions de l’article 9 §2, a. du R.G.P.D).

Ce traitement est nécessaire :

–          à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

–          à la réalisation de nos obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et par le Code de déontologie de l’avocat, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (article 6.1.c. du R.G.P.D.)

Ce traitement est nécessaire :

–          à la réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique et le Code T.V.A en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.).

–          à l’exécution du contrat qui nous lie à nos fournisseurs (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

– En ce qui concerne les coordonnées des fournisseurs conservées (le cas échéant) après la fin du contrat, le traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitimes (faire appel à eux dans le futur), dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

Gestion des communications sur nos activités

Publication de témoignages de clients

Nous pouvons conserver les coordonnées de clients potentiels ou existants après la clôture d’un dossier afin de pour pouvoir assurer la continuité de nos services et le cas échéant afin de pouvoir aussi leur communiquer des informations relatives à nos activités (concernant des services analogues a un ou plusieurs services que les clients ont commandé par le passé).

Des témoignages de clients sont publiés sur le Site afin de permettre aux visiteurs du Site de prendre connaissance des retours de nos clients existants.

Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

Les clients peuvent à tout moment s’opposer à ce traitement en nous contactant.

Les témoignages de clients ne sont publiés qu’avec l’accord explicite (et sans contrepartie) des clients qui les donnent qui peut être retiré à tout moment. (Article 6.1.a du R.G.P.D.)

Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

Nous pourrions également être amenés à traiter dans ce contexte des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.

Données d’identification personnelle du client, du fournisseur ou du candidat potentiel (nom, prénom de la personne en nom propre, de l’indépendant ou du représentant d’une société et le cas échéant le numéro de BCE et nom de société).

Données de contact du client/fournisseur/candidat potentiel ou du candidat (adresse mail, téléphone)

Données communiquées par le client afin d’évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande.

Données contenues dans le message ou les documents communiqué spontanément par le fournisseur potentiel : éventuellement coordonnées ou nom et prénom d’employés ou de représentants.

Données contenues dans le CV du candidat afin de pouvoir évaluer son profil de candidat : nom, prénom, données de contact (mail, téléphone), age, sexe, photo, parcours académique, langues parlées, compétences particulières, expérience professionnelle.

Directement auprès du client ou fournisseur potentiel.

Données disponibles publiquement (contact de fournisseurs indiqués sur leurs sites ou brochures)

Lors de la réception d’un CV dans le cadre d’une candidature spontanée.

Toutes les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour traiter la demande du client et assurer la défense de ses intérêts. Il peut notamment s’agir des catégorise de données suivantes :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro d’entreprise)

Données de contact du client (adresse mail, téléphone)

Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)

Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.)

Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)

(Le cas échéant dans le cadre d’éventuels dossiers d’aide juridique) Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)

Dans certains cas des catégories particulières de données à caractère personnel telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles.

Soit directement auprès du client.

Soit auprès d’un tiers tel que :

o   Bureau d’aide juridique

o   Compagnie d’assurance

o   Partie adverse

o   Conseil technique

o   Autorité judiciaire ou administrative

o   Autorité publique (police, etc.)

Soit parce que le client ou une autorité publique les ont rendues publiquement accessibles

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité)

Données d’identification électronique (adresse mail)

En ce qui concerne les données récoltées dans le cadre de nos obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (dans les cas prévus par la loi) : en fonction qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une société : un extrait BCE ou une copie de la carte d’identité ou du passeport de la personne physique, une copie des pouvoirs d’engager la société, la liste des bénéficiaires effectifs de la société.

Soit directement auprès du client.

Soit auprès d’un tiers tel que :

o   Bureau d’aide juridique

o   Compagnie d’assurance

o   Partie adverse

o   Conseil technique

o   Autorité judiciaire ou administrative

o   Autorité publique (police, etc)

o   Registre national

o   Banque Carrefour des Entreprises

Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)

Données d’identification électronique (adresse mail)

Données financières (n° de compte)

Soit directement auprès du fournisseur de services.

Soit parce que le fournisseur de services ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande)

Données financières (n° de compte)

Soit directement auprès du client.

Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises)

Gestion des communications sur nos activités.

Publication de témoignages de clients

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)

Données d’identification électronique (adresse mail)

En ce qui concerne les témoignages, il s’agit du contenu du témoignage et du nom de la société qui à transmis le témoignage (qui peut constituer une donnée personnelle dans le cas ou le témoignage émane  d’indépendants ou de sociétés unipersonnelles).

Directement auprès du client potentiel ou du client.

Directement auprès du client.

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)

Données d’identification électronique (adresse mail)

Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)

Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)

Toutes les données à caractère personnel nécessaires à la Gestion du contentieux y compris dans certains cas des catégories particulières de données à caractère personnel telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles.

Photographies ou images.

Soit directement auprès du client.

Soit obtenues auprès de la compagnie d’assurance

Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

En Europe

Les données à caractère personnel contenues dans les communications des prospects (clients potentiels) et des fournisseurs de services potentiels (qui envoient des offres de services) sont supprimées par le cabinet au plus tard 6 mois après la dernière prise de contact. Les données de contact de clients potentiels peuvent être conservées pour une plus longue période (voir ci-dessous) à des fin de communication et de continuité de nos activités.

Les C.V. spontanés reçus par le cabinet sont conservés au maximum pendant une durée de 6 mois après leur réception.  Si nous souhaiterions dans le futur conserver un C.V. dans notre réserve de recrutement, nous demandons le consentement explicite de la personne concernée pour pouvoir le conserver pendant une durée de 12 mois dans la réserve de recrutement.

La durée de conservation des données à caractère personnel nécessaires à la gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes  est de 5 ans à compter de la clôture du dossier. Après ce délai les dossiers font l’objet d’un archivage intermédiaire sécurisé pendant une durée additionnelle de 5 ans (afin de pouvoir nous défendre en justice si notre responsabilité devait être engagée en vertu de l’article 2262 bis du Code Civil).

La durée de conservation des données à caractère personnel nécessaires à la gestion administrative des dossiers est de 5 ans à compter de la clôture du dossier. Après ce délai les dossiers font l’objet d’un archivage intermédiaire sécurisé pendant une durée additionnelle de 5 ans (afin de pouvoir nous défendre en justice si notre responsabilité devait être engagée en vertu de l’article 2262 bis du Code Civil).

En vertu de ce que prévoit l’article 60 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, les informations d’identification des clients, mandataires et bénéficiaires effectifs, ainsi que les documents probants, sont conservés pendant dix ans à compter de la fin de la relation d’affaires ou de l’opération effectuée à titre occasionnel. De même, les pièces justificatives et les enregistrements des opérations nécessaires pour identifier et reconstituer précisément les transactions sont conservées pendant dix ans à partir de leur exécution.

Les coordonnées des fournisseurs sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation commerciale avec eux, et jusqu’à 10 ans après leur dernière communication adressée au cabinet (afin de pouvoir répondre à des demandes futures que nous pourrions avoir).

La durée de conservation des factures est de dix ans à compter du 1ᵉʳ janvier de l’année suivant leur date d’émission.

Gestion de la communication sur nos activités 

Publication de témoignages de clients

Les coordonnées des clients et clients potentiels sont conservées aussi longtemps que nous entretenons une relation commerciale avec eux, et jusqu’à 10 ans après leur dernière communication adressée au cabinet (afin de pouvoir assurer la continuité de nos activités et également pouvoir le cas échéant envoyer des communications relatives à des services analogues à ceux déjà demandés par les clients).

Les témoignages de clients restent publiés sur notre Site tant que la personne qui a fournit le témoignage (ou la société que la personne représente) ne retire pas son autorisation. Ces consentements peuvent faire l’objet de demandes de renouvellements périodiques de la part de MD-LEX (à titre indicatif, tous les 5 ans).