Préambule et définitions :

La présente politique vie privée a pour but de vous informer de la manière dont le bureau « MD-LEX » traite vos données à caractère personnel  conformément au prescrit de l’article 13 du RGPD (le Règlement général 2016/679 relatif à la protection des données – ci-après aussi « RGPD »).

Par «données à caractère personnel», il faut comprendre : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;

Par «traitement», il faut comprendre : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;.

1. CHAMP D’APPLICATION ET RESPONSABLE DU TRAITEMENT.
   1. Le responsable du traitement est l’entreprise en personne physique connue à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0684.910.367 dont le fondateur est  Mathieu Desmet, entreprise en personne physique dont l’unité d’établissement est dénommée « MD-LEX ». (Ci-après « MD-LEX » ou alternativement « le responsable du traitement »).
   2. MD-LEX est soucieux de la protection de vos données à caractère personnel et s’engage à respecter les dispositions légales applicables relatives à la protection des données à caractère personnel en ce compris le Règlement général 2016/679 relatif à la protection des données, (ci-après le « RGPD ») et toutes dispositions nationales ou internationales applicables.
   3. MD-LEX est susceptible d’apporter à tout moment des corrections, des compléments ou des modifications à la présente politique de la vie privée.  La dernière date de modification est toujours indiquée avant le préambule.
2. LES CATÉGORIES DE PERSONNES DONT LES DONNÉES SONT TRAITÉES.
   1. La présente politique vie privée est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec MD-LEX, en ce compris celles qui :
      – Naviguent sur le site internet disponible via le lien : « www.md-lex.be » (ci-après “le Site”);
      – Demandent des informations relatives aux services de MD-LEX ;
      – Sont les clients de MD-LEX ;
      – Travaillent pour les clients de MD-LEX, ou auprès de ses fournisseurs ;
      – Sont parties intervenantes dans les missions de MD-LEX.
3. D’OÙ PROVIENNENT CES DONNÉES ET QUELLES SONT LES CATÉGORIES DE DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR MD-LEX ?
   1. MD-LEX collecte les données traitées par différents canaux. soit directement auprès de vous, mais parfois aussi auprès d’une autorité administrative, d’une partie intervenante (par exemple un employé, un fournisseur..) ou d’une compagnie d’assurance intervenant dans la défense de vos intérêts.
   2. Certaines données peuvent aussi être collectées valablement si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement par exemple via les médias publics/sociaux notamment (tel que LinkedIn, Facebook, …) ;
   3. Les catégories de données suivantes peuvent être collectées directement par le cabinet MD-LEX  :
      • Lorsque vous visitez notre Site : votre adresse IP et éventuellement les pages que vous visitez, les termes que vous recherchez ;
      • Si vous êtes un client et vous acceptez de fournir un témoignage : les appréciations que vous nous laissez dans la mesure ou ceux-ci permettent de vous identifier, votre prénom, le nom de votre société et votre adresse mail ;
      • Lorsque vous prenez contact pour la première fois ou pour poser une question : (via le formulaire de contact du Site ou par tout autre moyen de communication) ; votre nom, prénom, adresse mail et le cas échéant votre numéro de téléphone, le nom de votre société et votre numéro d’entreprise ainsi que les informations contenues dans votre formulaire (si elles contiennent des données à caractère personnel);
      • Dans le cadre de l’ouverture et d’un dossier : nom, prénom, adresse privée, numéro d’entreprise, (le cas échéant) données figurant sur votre carte d’identité ou disponible au registre national, adresse e-mail, téléphone, votre numéro de compte, le cas échéant certains extraits de compte, avertissement extrait de rôle et composition de ménage, ou tout document attestant de la situation financière, le cas échéant le nom des bénéficiaires effectifs;
        
      • Les données nécessaires pour le traitement de votre demande ou pour assurer la défense de MD-LEX dans le cadre d’un contentieux : les informations que vous nous communiquez dans le cadre d’un dossier:une mission ou qui nous sont communiquées dans ce cadre par des tiers.  
4. QUELLES SONT LES FINALITÉS DES TRAITEMENTS ?

Selon les données collectées et traitées, les finalités diffèrent. MD-LEX traite vos données :

• • • • Pour garantir le bon fonctionnement de notre Site Web et améliorer votre expérience utilisateur (cookies fonctionnels et avec votre consentement cookies statistiques/de suivi) ;
      • Pour récolter votre avis sur nos services et promouvoir le cabinet ;
      • Lors de l’ouverture d’un dossier pour créer un dossier en interne et afin de vérifier tout conflit d’intérêt et satisfaire à nos obligations légales ou en matière de comptabilité ;
      • Dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles de MD-LEX à votre égard ou à l’égard de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez notamment en ce qui concerne vos coordonnées et les données bancaires que vous nous fournissez et qui nous permettent d’établir la facturation ;
      • Pour assurer la défense de MD-LEX dans le cadre d’un contentieux ;
      • Pour assurer la continuité des services du cabinet ;

5. QUELLES SONT LES BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS DE MD-LEX ?

1. 1. En fonction de la finalité poursuivie pour chaque traitement, le cabinet traite vos données sur base :
      • • Des obligations légales incombant à MD-LEX dans le cadre de ses activités. La loi lui impose de traiter certaines données à caractère personnel. Il en va ainsi par exemple de ses obligations comptables ;
        • Sur base de ses obligations contractuelles ou précontractuelles à votre égard ;
        • Sur base de l’intérêt légitime du bureau MD-LEX afin de pouvoir assurer des services de qualité ou pour optimiser le site web (si vous acceptez certains cookies qui nous permettent d’effectuer des statistiques via la bannière cookies) ou encore pour pouvoir défendre ses intérêts si sa responsabilité est engagée ;
        • Dans certains cas limités, MD-LEX peut être amené à traiter vos données sur base de votre consentement par exemple pour demander l’autorisation de publie un témoignage , si vous acceptez l’utilisation de certains cookies qui ne sont pas strictement nécessaires via la bannière cookies présente sur notre Site ou pour l’envoi d’une newsletter.

6. AVEC QUI MD-LEX PARTAGE-T-IL VOS DONNÉES ?

1. 1. Tout transfert de données s’effectue dans les limites  de la présente politique vie privée et après que la sécurité des transferts et leur nécessité ait été analysée et encadrée par les mesures organisationnelles et techniques nécessaires.
   2. Le cabinet MD-LEX peut enfin également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation, dans la mesure ou cela s’avère comme étant strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le cabinet a souscrit ou pour la réalisation de ses obligations pré-contractuelles ou contractuelles envers vous.
   3. Dans certains cas MD-LEX peut être susceptible d’être amené à devoir transmettre les données personnelles collectées aux autorités ou entités fixées par la loi, le décret ou toute disposition règlementaire qui est applicable.
   4. La liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées sont disponibles sur demande.

7. COMBIEN DE TEMPS MD-LEX CONSERVE-T-IL VOS DONNÉES ?

1. 1. MD-LEX conserve les données relatives à votre dossier et vos coordonnées pendant 10 ans après sa clôture  pour assurer la continuité des services ainsi que le cas échéant, pour assurer la défense du cabinet en cas de contentieux.  Vos données sont également conservées pendant cette période afin de pouvoir répondre aux obligations légales de MD-LEX (MD-LEX doit par exemple conserver vos données de facturation pendant 7 ans à compter de l’année civile suivant la date de la facture et il peut également être soumis à des obligations en matière de lutte contre le blanchiment.). 
   2. En cas de contentieux, les données relatives à votre dossier pourront ensuite être  conservées au-delà des échéances indiquées ci-dessus à des fins de défense en justice. Dans ce cas, la conservation des données pertinentes pourrait être prolongée dans toute la mesure nécessaire à la gestion du contentieux et jusqu’à la clôture de celui-ci.
   3. 2. Les données de prospects ( personnes ayant une question par rapport aux services ou demandant un devis mais qui ne sont pas déjà des clients) sont conservées pendant la durée de l’échange et 6 mois après la dernière prise de contact (si le prospect n’a pas contracté les services du cabinet).
   4. 3. Les données collectées via des cookies sont conservées pendant la durée de rétention propre à chaque type de cookie qui est décrite dans a politique de cookies du cabinet.
   5. 4. Les témoignages sont publiés et conservés aussi longtemps que le client n’a pas retiré son consentement.

8. MESURES SÉCURITÉ TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES ADOPTÉES PAR MD-LEX.

MD-LEX a adopté des mesures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification accidentelle à des tiers de vos données à caractère personnel (ainsi que tout autre traitement non autorisé).

9. QUELS SONT VOS DROITS ?

• • Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, ou si le secret professionnel s’y oppose, en vertu de la réglementation applicable, vous avez les droits suivants :

Accès, rectification et effacement de vos données : Vous avez le droit (à intervalles raisonnables) de demander l’accès à vos données, la rectification des données incorrectes ou incomplètes ou sous réserve d’un motif légitime l’effacement de vos données (traitées par le cabinet MD-LEX).

Limitation du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit de demander la limitation d’un traitement, notamment si vous contestez l’exactitude des données, si le traitement est illégitime oui si vous vous opposez à l’effacement des données.

Portabilité des données et transfert : Vous avez le droit d’obtenir les données qui les concernent (ou en fonction de la base légale du traitement demander au cabinet MD-LEX de les transmettre à un autre responsable de traitement) sous une forme structurée, usuelle et exploitable par ordinateur.

• • Exercer vos droits :
    – Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement à cet effet soit par courriel à l’adresse électronique info@md-lex.be. (En y joignant le cas échéant votre référence client ou une copie recto de votre carte d’identité pour des besoins d’identification après avoir anonymisé votre photo).
    – MD-LEX vous informera de la suite réservée à votre demande endéans le mois de la réception de la demande (si la demande nécessite plus de temps, MD-LEX vous le fera savoir dans le mois et fera usage du délai légal additionnel prévu à cet effet.)

10. RÉCLAMATIONS.

1. 1. Si vous estimez toujours que vos droits ont été violés après avoir pris contact avec notre cabinet, vous pouvez toujours adresser une Réclamation à l’Autorité de protection des données :
      www.autoriteprotectiondonnees.be
      Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
      Tel.: +32 (0)2 274 48 00
      Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
      Courriel : contact@apd-gba.be
   2. Une réclamation devant l’autorité de protection des données ne porte pas préjudice à l’introduction (le cas échéant) d’une procédure devant un tribunal selon les modalités prévues par la loi.